JAKARTA, PILARBANGSA.ID – Pengurus PPI Dunia Kawasan Asia dan Oseania (PPIDK Asiania) tinggal di kota yang berjauhan, dari Kazakhstan sampai Selandia Baru. Selisih waktu di antara keduanya delapan jam. Rapat harus dicarikan jam yang masuk akal untuk semua, surat ditandatangani dari kota yang berbeda, dan laporan keuangan harus bisa diperiksa anggota di negara lain.
Untuk itu, kesekretariatan PPIDK Asiania memakai Dashboard Asiania di on.ppiasiania.id. Para pengurus menyebutnya dapur digital.
Apa yang dicatat
Di dashboard ini pengurus menjadwalkan rapat, mencatat kehadiran, memantau program kerja, mengelola surat, mencatat keuangan, dan menyusun laporan pertanggungjawaban. Arus dana organisasi tercatat di sistem yang sama.
Pengurus dan anggota masuk dengan akun Google keanggotaan, email keanggotaan, atau passkey.
Urusan kecil yang biasanya menyita waktu
Dashboard ini juga menangani pekerjaan kecil yang biasanya tersebar di banyak aplikasi. Rapat dijadwalkan langsung dari dashboard dan terhubung dengan Zoom. Setelah rapat selesai, rekaman dan ringkasan rapat yang disusun dengan bantuan AI tersedia di dashboard dan dikirim lewat WhatsApp, sehingga pengurus yang berhalangan hadir tetap bisa mengikuti hasilnya. Tautan pendaftaran atau materi bisa dipendekkan sekaligus dibuatkan kode QR untuk dipasang di poster. Pemberitahuan dan layanan kesekretariatan juga bisa diakses lewat chatbot WhatsApp, aplikasi yang sudah dipakai pengurus dan anggota setiap hari.
Surat yang bisa dicek siapa pun
Setiap surat keputusan PPIDK Asiania diberi kode unik. Dengan kode itu, siapa pun bisa membuka verif.ppiasiania.id dan melihat nomor surat, perihal, tanggal, penanda tangan, serta salinan PDF resminya. Penerima surat tinggal mencocokkannya dengan dokumen yang mereka pegang.
Cara ini sudah dipakai untuk surat keputusan pengangkatan pengurus 2026/2027, antara lain Surat Keputusan Nomor 001/SK/SEKJEN/PPIDK-AO/XI/2026 tentang pengangkatan Pengurus Badan Kedeputian Kawasan.
Rekrutmen juga lewat dashboard
Rekrutmen terbuka pengurus 2026/2027, yang ditutup 17 November 2026 pukul 23.59 WIB, juga berjalan di dashboard ini. Pendaftar masuk dengan email keanggotaan, melengkapi profil, mengunggah CV, lalu melampirkan surat rekomendasi dari PPI negara asal.
Dashboard Asiania dikembangkan oleh Sekretaris Eksekutif PPIDK Asiania, Arif Nurwahid. “Tahun ini kami ingin administrasi PPIDK Asiania tertib tanpa membebani pengurusnya. Pekerjaan yang berulang, seperti menjadwalkan rapat, mencatat hasilnya, atau menyebarkan pengumuman, kami serahkan ke sistem. Dengan begitu pengurus tetap bisa fokus kuliah dan riset, sambil tetap berkontribusi untuk PPIDK Asiania,” ujarnya.
